Governance – Nachhaltige Unternehmensführung

In diesem Abschnitt nehmen wir Bezug auf die Themen Langfristiges Wachstum, Compliance und Anti-Korruption sowie Offener Dialog mit der Gesellschaft. Bezüge auf das Thema Anpassung an den Klimawandel finden sich insbesondere im Chancen- und Risikobericht sowie im Abschnitt Environmental (siehe Wesentlichkeitsmatrix).

Langfristiges Wachstum

Die Vonovia SE sichert ihr stabiles Wachstum durch die langfristig orientierte Weiterentwicklung des Bestands und des Leistungsangebots. Hierzu stärken wir unser Kerngeschäft, die Vermietung von Wohnraum, durch die gezielte Ausweitung unseres Portfolios in Deutschland sowie in ausgewählten europäischen Metropolen mit Wachstumspotenzial durch Akquisitionen und Neubau. Ebenso weiten wir unsere Angebotspalette an wohnungsnahen Dienstleistungen kontinuierlich aus. Das Vertrauen unserer Kunden in die Langfristigkeit unseres Geschäftsmodells ist hierfür die Grundlage. Gesellschaftliche Akzeptanz, das Agieren an Marktbedürfnissen sowie die verlässliche Einbettung in einen stabilen politischen Handlungsrahmen stärken die Legitimation. Dafür braucht es eine verantwortungsvolle und transparente Unternehmensführung.

Vorstand und Aufsichtsrat bekennen sich daher umfassend zu den Prinzipien der Corporate Governance sowie zu den wesentlichen Zielen und Grundsätzen des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft.

Über einen Code of Conduct stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen wir handeln. Er beschreibt die Verhaltensgrundsätze, die bei Vonovia für Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich gelten, und ist Grundlage einer offenen, wertschätzenden und rechtskonformen Unternehmenskultur. Der Code of Conduct enthält u. a. Regelungen zu Themen wie Umwelt- oder Gesundheitsschutz, der Achtung von Arbeitnehmerrechten, der Behandlung von Interessenkonflikten oder zum Umgang mit Regierungen und öffentlichen Stellen. Konzernweit geltende Richtlinien und Betriebsvereinbarungen ergänzen den formalisierten Handlungsrahmen, innerhalb dessen sich Vonoiva bewegt. Diese Richtlinien existieren zum Umgang mit sensiblen Informationen (u. a. Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance, Durchsuchungen) und zum Komplex Arbeits-und Umfeldbedingungen (u. a. Arbeitsschutz, Betreiberpflichten, Reise- und Dienstwagenvorschriften, Kommunikation), aber auch zur Erfüllung kapitalmarktrechtlicher Aufgaben und Pflichten sowie weiteren Themen. 

Um als gesellschaftlich agierendes Wohnungsunternehmen langfristig erfolgreich sein zu können, braucht es Führungs- und Kontrollorgane, die die Vielschichtigkeit der gesellschaftlichen Interessen aufgreifen und abbilden können. Diversität spielt dabei eine entscheidende Rolle. Das entsprechende Diversitätskonzept zur Zusammensetzung der Leitungs- und Kontrollgremien sowie alle weiteren relevanten Aspekte zur Zusammenarbeit von Aufsichtsrat und Vorstand werden in der Erklärung zur Unternehmensführung (siehe auch Kapitel Corporate Governance und https://investoren.vonovia.de) näher ausgeführt.

Das Vergütungssystem wird im Vergütungsbericht und unter https://investoren.vonovia.de ausgeführt.

Compliance und Anti-Korruption

Die konsequente Einhaltung aller für das Unternehmen geltenden Vorschriften und Gesetze ist unabdingbare Voraussetzung, um als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner zu agieren und als solcher akzeptiert zu werden. Eine gute Compliance leistet dabei einen wichtigen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung und Wertschöpfung des Unternehmens. Der Vorstand trägt für die Implementierung des Compliance-Management-Systems (CMS) entsprechend die Verantwortung.

Wir schützen die Integrität von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und bewahren unser Unternehmen vor negativen Folgen durch eine umfangreiche und abgesicherte Überwachung unserer Compliance-Regeln. Eine eigene Compliance-Richtlinie, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance-Management-Systemen (IDW PS 980) folgt und die Ausführungsvorschrift zum UK Bribery Act 2010 ergänzend berücksichtigt, legt den regulierenden Rahmen fest. Sie ist die Basis unseres umfassenden CMS und nimmt Bezug auf weitere wesentliche Dokumente, in denen der Umgang mit Compliance-Fragen sowie mit Anti-Korruption geregelt ist: den Code of Conduct, den Geschäftspartnerkodex, die Durchsuchungsrichtlinie sowie die Konzernrichtlinie zum Richtlinienmanagement. Regelungen zum Schutz von Whistleblowern sind ebenfalls Teil des CMS. Die Richtlinien und Kodizes gelten sowohl in Deutschland als auch in Österreich. Vergleichbare Regelungen existieren bei unserem Tochterunternehmen Victoria Park in Schweden (siehe auch https://investoren.vonovia.de).

Das CMS von Vonovia soll sicherstellen, dass zukünftigem Fehlverhalten vorgebeugt wird („Vermeidung“), erfolgtes Fehlverhalten aufgedeckt wird („Aufdeckung“) und Vonovia angemessen und wirkungsvoll auf aufgedecktes Fehlverhalten reagiert („Reaktion“). Die drei Säulen des Compliance-Programms bilden ein umfassendes System von Compliance-Maßnahmen und Prozessen. Der Schwerpunkt des angemessenen und wirkungsvollen CMS liegt auf der Vermeidung von Fehlverhalten.

Regelmäßige Schulungen zu Compliance-Themen oder Datenschutzthemen sind ein weiterer wichtiger Baustein der Präventionsarbeit. Der Einkauf, für den das Thema besonders relevant ist, erhält spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Nahezu alle Mitarbeiter wurden 2019 präsent oder online zum Thema Datenschutz geschult.

Auch der Aufsichtsrat wird regelmäßig und umfassend über die Themen Compliance und Korruption sowie über die bestehenden Richtlinien und Verfahren informiert. Der Prüfungsausschuss erhält einen entsprechenden Compliance-Report, in dem über aktuelle Verdachtsfälle und entsprechende Maßnahmen sowie Schulungsmaßnahmen zum Thema Korruption berichtet wird.

Im Geschäftsjahr 2019 gab es einzelne Korruptionsverdachtsfälle, denen wir sorgfältig nachgegangen sind. Keiner der Verdachtsfälle hat sich bestätigt. Im Übrigen gab es mehrere sonstige, nicht wesentliche Compliance-Verstöße oder -Verdachtsfälle. Hier zeigt sich aber deutlich, dass das etablierte System gut funktioniert: Die Fälle wurden gemeldet, angegangen und entsprechende Konsequenzen sind erfolgt.

Einhaltung von Arbeits-, Sozial- und Umweltstandards in der Lieferkette

Vonovia ist sich über mögliche Nachhaltigkeitsrisiken in der Lieferkette bewusst. Herausforderungen beziehen sich dabei vor allem auf die Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards in Bauunternehmen und deren Nachunternehmen. Da Vonovia viele bauliche Arbeitsschritte im Bereich Handwerk über den eigenen Technischen Service selbst durchführt, kann ein Großteil der Risiken, die bei externen Lieferanten auftreten können, von vornherein reduziert werden. Durch die verringerte Abhängigkeit vom Angebot externer Baufirmen ist Vonovia in der Lage, Dienstleister bei Nichteinhaltung bestimmter Nachhaltigkeitskriterien auszuschließen. Im Developmentbereich sichern wir die Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards vertraglich mit unseren Partnerunternehmen ab. Durch die Bündelung auf wenige Partnerunternehmen und einen kontinuierlichen Austausch über die gesamte Projektlaufzeit mit ihnen, bauen wir ein enges Vertrauensverhältnis auf und haben direkte Kontrollmöglichkeiten.

Mit unserem kontinuierlich aktualisierten Geschäftspartnerkodex für Nachunternehmer und Lieferanten formulieren wir klare Erwartungen an Integrität, Gesetzestreue und ethisches Verhalten. Unter anderem beinhaltet dies die Verpflichtung zum Ausschluss von Schwarzarbeit, zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns und zur Einhaltung der gültigen deutschen Regelungen zu Arbeitssicherheit und Menschenrechten. Diese Verpflichtungen gelten auch für Dritte – also Nachunternehmer der Vertragspartner.

In Deutschland stehen die Bauleiter in unmittelbarem Kontakt mit Nachunternehmern und haben den Überblick über die ausführenden Personen vor Ort auf den Baustellen. So können sie im Rahmen der Zusammenarbeit die Einhaltung des Geschäftspartnerkodex weitestgehend überprüfen. Darüber hinaus führt der Einkauf Jahresgespräche mit wesentlichen Nachunternehmen.

Sollte es zu wiederkehrenden Verstößen gegen den Kodex oder andere rechtliche Vorgaben kommen, ziehen wir entsprechende Konsequenzen und verringern entweder das Umsatzvolumen mit dem betroffenen Lieferanten deutlich oder beenden die Geschäftsbeziehung vollständig. Wesentliche Fälle von Nichteinhaltung wurden Vonovia im Berichtsjahr nicht bekannt.

Darüber hinaus wurde Ende 2019 das neue Partnerportal für Dienstleister und Lieferanten in Betrieb genommen – ein weiterer wichtiger Baustein zum systemgestützen Risikomanagement bei Vonovia.

Mit dem Vonovia Partnerportal bieten wir Dienstleistern und Lieferanten die Möglichkeit, sich bei Vonovia online zu registrieren und sich als potenzieller Geschäftspartner qualifiziert zu bewerben. Dabei können schon während des Registrierungsvorgangs alle wichtigen Informationen und Dokumente durch den Lieferanten hochgeladen werden. Nach Prüfung der Angaben erhalten zugelassene Lieferanten einen Zugang und können ihre Daten selbst pflegen und aktualisieren. Das Vonovia Partnerportal unterstützt dabei, die Gültigkeit von wichtigen Dokumenten und Konzessionen nachzuvollziehen. Hierdurch ist sichergestellt, dass stets die aktuellen Nachweise zu den betroffenen Gewerken und Warengruppen vorhanden sind. In der Summe wird dadurch das zeitaufwendige, manuelle Versenden von Dokumenten mittels E-Mail oder Papier auf eine zeitgemäße Lösung umgestellt.

Das Vonovia Partnerportal unterstützt somit ein ganzheitliches Lieferantenmanagement durch den Einkauf. Darüber hinaus wird noch im 1. Quartal 2020 eine regelmäßige Lieferantenbewertung zwischen dem Einkauf und den Fachbereichen produktiv genommen. Dadurch ist der digitale Grundstein für eine weitergehende Lieferantenentwicklung gelegt.

Da sich Vonovia in einem streng regulierten und kontrollierten Rechtsrahmen innerhalb der Europäischen Union bewegt, werden mögliche Herausforderungen im Bereich Menschenrechte als nicht wesentlich für Vonovias Geschäftsmodell angesehen. Daher existiert kein expliziter Leistungsindikator für diesen Komplex. Dem Einkauf kommt durch eine entsprechende Lieferantenauswahl (s. o.) hier aber eine Wächterfunktion zu, um die Einhaltung der Grundrechte und Gesetze zu gewährleisten.

Offener Dialog mit der Gesellschaft

Vonovia hat das Ziel, transparent über das Unternehmen und seine Aktivitäten zu berichten und sich mit seinen Anspruchsgruppen intensiv auszutauschen. Über den kontinuierlichen, offenen und wechselseitigen Dialog mit der Gesellschaft möchten wir dazu beitragen, gemeinsame Lösungen für ein gutes Zusammenleben in unseren Beständen zu finden.

Das Wichtigste ist dabei der Austausch mit unseren Kunden (siehe Kapitel Social – Gesellschaft und Kunden). Hier wollen wir vor Ort ins Gespräch kommen, um die Fragen, Sorgen und Wünsche unserer Kunden möglichst direkt zu bearbeiten. Dies kann über unsere Objektbetreuer, unsere Vermietungsbüros als lokale Anlaufstellen, Mieterversammlungen oder -feste stattfinden. Digitale Tools wie Mieter-Apps unterstützen uns bei diesem Austausch.

In Städten, in denen wir einen großen Wohnungsbestand haben und in denen größere Projekte wie etwa umfangreiche Modernisierungen anstehen bzw. durchgeführt werden, ist eine frühzeitige Kommunikation und Einbindung besonders relevant. Hier agieren wir proaktiv und sprechen mit (Ober-)Bürgermeistern – und zwar auch auf Vorstandsebene. Über den Austausch mit Mietervereinen und über Bürgerforen und Mietergespräche binden wir die Bewohner ein.

Vonovia engagiert sich in wohnungs- und immobilienwirtschaftlichen Verbänden wie der European Public Real Estate Association (EPRA), dem GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e. V., dem ZIA Zentralen Immobilien Ausschuss e. V. oder dem Deutschen Verband für Wohnungswesen, Städtebau und Raumordnung (DV) und leistet so einen Beitrag für eine starke Immobilienwirtschaft in Deutschland. Darüber hinaus beteiligen wir uns an zahlreichen Initiativen und Arbeitskreisen wie z. B. dem „klimaaktiv pakt2020“ in Österreich, der Stiftung 2°, dem KlimaDiskurs.NRW oder dem Dialogforum „Wirtschaft macht Klimaschutz“. Über diese Interessensvertretungen hinaus treten wir mit der Politik auch direkt auf kommunaler, Landes- und Bundesebene in Kontakt.

Auch mit unseren Investoren und Aktionären pflegen wir einen kontinuierlichen und transparenten Austausch. Neben der Teilnahme an Konferenzen, der Durchführung von Roadshows, Property-Touren, täglichen Telefonkonferenzen und sonstigen Gesprächen, haben wir – wie im Vorjahr – eine Corporate-Governance-Roadshow durchgeführt. Darüber hinaus beteiligen wir uns an unterschiedlichen Nachhaltigkeits-Benchmarks und -Ratings, beispielsweise den EPRA Best Practices Recommendations on Sustainability Reporting, bei denen wir im Jahr 2019 für unsere Nachhaltigkeitsberichterstattung 2018 den Gold Award erhalten haben. Aber auch Teilnahmen beim Carbon Disclosure Project (CDP) oder dem branchenspezifischen GRESB-Rating unterstreichen unser Bemühen, Transparenz über unsere Nachhaltigkeitsperformance herzustellen.

Aufgrund der Vielschichtigkeit der dargestellten Themen ist das Fokussieren auf einen einzelnen Leistungsindikator hier nicht zielführend, sondern würde – im Gegenteil – die Steuerung des Themas unnötig einengen. Daher verzichten wir hier auf einen entsprechenden wesentlichen Leistungsindikator.