Verantwortungsvolles Wirtschaften und Unternehmensführung

Governance und Compliance

Thematische Einordnung

Eine zuverlässige, transparente und vertrauensvolle Unternehmensführung ist die Grundlage unseres Geschäftsmodells. Das Vertrauen unserer Kunden, aber auch das Vertrauen unserer Mitarbeitenden und aller anderen wesentlichen Stakeholder steht dabei an oberster Stelle. Hierzu braucht es eine Führungsebene, die das Unternehmen den Prinzipien einer guten Corporate Governance entsprechend ebenso verantwortungsbewusst wie unabhängig leitet und deren „tone from the top“ von Glaubwürdigkeit zeugt. Gleiches gilt für das Einhalten von Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen, da nur durch eine konsequente Verfolgung aller Regeln – der gesetzlichen, aber auch der selbst auferlegten – Verlässlichkeit entsteht – und damit Vertrauen.

Erfüllen wir die Erwartungen unserer Stakeholder an eine verantwortungsvolle Unternehmensführung nicht, können sich daraus für uns geschäftsrelevante Risiken ergeben. Missbrauchtes Vertrauen gefährdet die Reputation eines Unternehmens – und damit dessen Geschäftserfolg. Deshalb ist es unser Bestreben, von unseren Stakeholdern als vertrauensvoller und zuverlässiger Partner wahrgenommen zu werden und dadurch auch die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens zu stärken.

Vor diesem Hintergrund entwickeln wir unsere Unternehmensstrategie unter Einbeziehung der Stakeholdererwartungen und der ESG-Ziele (Environment, Social und Governance) internationaler Standardsetter weiter. Bliebe der damit verbundene erwartete Erfolg aus, könnte dies vom Kapitalmarkt und anderen wesentlichen Stakeholdern als nachteilig für die Gesellschaft gewertet werden. Die Nichteinhaltung von Gesetzen und Regularien wiederum wäre für uns nicht zuletzt mit finanziellen Risiken wie Haftungsrisiken, drohenden Verwaltungsstrafen oder anderen öffentlich-rechtlichen Sanktionen verbunden.

Unser Ansatz

Wir verstehen unter guter Corporate Governance – oder auch Business Ethics – die verantwortungsbewusste Leitung und Überwachung unseres Unternehmens. Der Aufbau, die Umsetzung und die konsequente Einhaltung eines transparenten und modernen Regelsystems sind daher das Ziel unserer Governance-Bemühungen. Konzernweite Leitlinien und Geschäftsprinzipien stecken dafür den Rahmen ab und bilden die Basis für unseren nachhaltigen Unternehmenserfolg: Unser Geschäftsverständnis, der Code of Conduct, der Geschäftspartnerkodex oder auch die Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte geben die Maximen unseres Handelns vor.

Weitere Informationen zur Corporate Governance bei Vonovia finden Sie im Geschäftsbericht 2020 (s. Kapitel Corporate Governance, Geschäftsbericht 2020).

Ein gutes Compliance-Management leistet einen wichtigen zusätzlichen Beitrag zur nachhaltigen Unternehmensentwicklung und Wertschöpfung und gibt unseren Kunden und Partnern ein noch höheres Maß an Sicherheit hinsichtlich ihrer Beziehung zu uns. Durch die Einhaltung der Compliance-Regeln schützen wir nicht nur die Integrität von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern, sondern bewahren auch unser Unternehmen vor negativen Einflüssen – für Vonovia eine unabdingbare Voraussetzung, um als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner agieren zu können und wahrgenommen zu werden. Angespannte Wohnungsmärkte, kombiniert mit der kundenseitigen Angst vor dem Verlust des eigenen Wohnraums, bieten einen Nährboden für Fehlverhalten bei unseren Mitarbeitenden. Umso mehr Wert legen wir darauf, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften des Mietrechts ohne Einschränkung eingehalten werden. Das gilt sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch, ganz im Sinne der von uns angestrebten langfristigen partnerschaftlichen Zusammenarbeit, für unsere Lieferanten und Dienstleister, denn auch sie spielen eine wesentliche Rolle bei der Erreichung unserer Ziele.

Sollten im Einzelfall zwingende gesetzliche Regelungen in Österreich oder Schweden den konzernweiten Regelungen entgegenstehen, wird für die Teilkonzerne eine abweichende Regelung in Form einer Länderrichtlinie erlassen. Die Verantwortung liegt bei der jeweiligen Geschäftsführung.

Organisatorische Verankerung

Das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro koordiniert die Gremienarbeit bei Vonovia und organisiert die Informationsflüsse und die Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. In enger Abstimmung veranlassen die Rechtsabteilung und das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro die Umsetzung der Organbeschlüsse.

Das Compliance-Management ist bei Vonovia in der Rechtsabteilung angesiedelt, welche die Einhaltung der Regeln im Rahmen unseres zentralen Compliance-Management-Systems (CMS) überwacht. Der Vorstand (CEO) ist für die Implementierung des CMS verantwortlich. Das CMS gilt für den gesamten Konzern. Die Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften werden in Compliance-Fragen durch die Rechtsabteilung von Vonovia unterstützt (s. Kapitel Compliance-Management, – GB 2020).

Die Weiterentwicklung des CMS und seine Anpassung an aktuelle Anforderungen liegt in der Verantwortung des Compliance Committee. Zu seinen Mitgliedern zählen: Compliance Officer, Compliance Manager und Compliance-Beauftragte, eine externe Ombudsperson und Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personalmanagement sowie des Betriebsrats. Ein zentraler Compliance-Beauftragter ist notwenidg, um insbesondere Compliance-Risiken zu identifizieren, geeignete Maßnahmen zur Vermeidung und Aufdeckung dieser Risiken zu ergreifen und auf festgestellte Compliance-Risiken angemessen zu reagieren. Die externe Ombudsperson steht allen Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern als Vertrauensperson bei Compliance-Fragen zur Verfügung. Erweitert wird dies um eine Whistleblowing-Hotline, die von einer unabhängigen Kanzlei verwaltet wird.

Ziele und Maßnahmen

Konzernweit verfolgen wir das Ziel, dass Leitlinien, geltende Gesetze, Werte und Geschäftsprinzipien der Unternehmensführung und des Verhaltens von Mitarbeitenden ohne Einschränkung eingehalten werden.

Corporate Governance

Die Corporate Governance bezieht bei Vonovia alle Bereiche des Unternehmens mit ein und stellt sicher, dass die Unternehmensführung das Unternehmen verantwortungsbewusst und unabhängig leitet und überwacht. Dafür haben wir unternehmensweit einheitliche Standards zur Unternehmensführung und zum Verhalten unserer Mitarbeitenden implementiert, z. B. unseren Code of Conduct und unser Geschäftsverständnis. Integrieren wir neue Unternehmen in die Konzernstrukturen, so prüfen wir, welche Standards dort bereits implementiert und welche Anpassungen notwendig sind, um den Konzernstandard – unter Berücksichtigung nationaler Vorgaben und im Sinne eines größtmöglichen Maßes an Akzeptanz – zu erfüllen. Unsere Richtlinienverantwortlichen prüfen die Richtlinien turnusmäßig alle zwei Jahre auf etwaigen Aktualisierungsbedarf.

Weiterhin bekennen wir uns durch die jährlich eingereichte Entsprechenserklärung zu den Grundsätzen des DCGK und orientieren uns zudem an den Grundsätzen des Instituts für Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft. Unser Vorstand und Aufsichtsrat stehen in der Verantwortung für deren Umsetzung. Funktionale und sichere Prüf- und Kontrollprozesse, z. B. durch den Präsidial- und Nominierungs- oder den Prüfungsausschuss, unterstützen dabei die Überwachung der Unternehmensführung. Gemäß unserer Erklärung zur Unternehmensführung sollen dem Aufsichtsrat der Vonovia SE nur nach seiner Einschätzung unabhängige Mitglieder angehören.

Auf unserer Investor Relations-Webseite finden Sie weitere Informationen zum Thema Corporate Governance, u. a. auch zu den Aktienbesitzverhältnissen unserer Board-Mitglieder.

Weiterhin haben wir für das Thema Related Party Transactions (RPT) Regelprozesse etabliert. Hierzu lässt der Aufsichtsrat regelmäßig vom Vorstand berichten – einmal im Jahr durch Organmitglieder und zweimal im Jahr durch den Compliance-Report über sonstige Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen gemäß Aktiengesetz. Geschäfte mit nahestehenden Personen und Unternehmen werden im Rahmen des ARUG II erfasst. Für den Fall einer entscheidungsbedürftigen RPT hat sich der Aufsichtsrat vorbehalten, selbst über die Zustimmung zu befinden oder dies auf einen entsprechend besetzten Ausschuss zu delegieren.

2020 haben wir uns intensiv mit der Vergütungspolitik unseres Unternehmens auseinandergesetzt und beschlossen, die variable Vergütung des Vorstands und der ersten Managementebene u. a. an die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen zu binden. So haben wir den Nachhaltigkeits-Performance-Index (SPI) entwickelt, der sechs wesentliche nichtfinanzielle Steuerungskennzahlen bündelt und ab dem Jahr 2021 eine wesentliche Steuerungsgröße für Vonovia wird (s. Kapitel Unser Nachhaltigkeitsansatz im Detail).

Auch künftig wollen wir die Diversität in den Führungsorganen des Konzerns fördern, u. a. indem wir Diversitätskriterien in die Besetzung offener Aufsichtsrats- und Vorstandsposten einbeziehen. Der Aufsichtsrat hat für den Vorstand eine Zielgrößenverpflichtung von mindestens 20 % für den Frauenanteil beschlossen, die bis zum 31. Dezember 2021 zu erfüllen ist und bereits heute erfüllt wird: Der Vorstand besteht aus einer Frau und drei Männern, die den Konzern mit ihrem Erfahrungs- und Kompetenzprofil führen.

Mehr Informationen finden Sie im Geschäftsbericht, Kapitel Corporate Governance.

Compliance

Im gesamten Konzern setzen wir das Compliance-Management-System (CMS) durch eine umfangreiche und abgesicherte Überwachung der Compliance- und Anti-Korruptions-Regeln um.

Das CMS von Vonovia basiert auf den drei Säulen „Vermeidung“, „Aufdeckung“ und „Reaktion“ in Bezug auf etwaiges Fehlverhalten. Besondere Betonung liegt in der Prävention. Die drei Säulen sind die Basis eines umfassenden Programms aus Compliance-Maßnahmen und -Prozessen, deren Richtschnur die Compliance-Richtlinie ist, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance-Management-Systemen (IDW PS 980) folgt und ergänzend die Ausführungsvorschrift zum UK Bribery Act 2010 berücksichtigt. Das bereits fest implementierte Programm wird fortlaufend evaluiert und weiterentwickelt. Regelmäßige Schulungen unterstützen die Präventionsarbeit. Der Einkauf in Deutschland, für den das Thema besonders relevant ist, erhält spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht.

2020 hat Vonovia schwerpunktmäßig die Etablierung eines Systems zur Korruptionsprävention und –bekämpfung vorangetrieben: Eine neue Richtlinie zum Thema Anti-Korruption sowie eine Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern bilden dessen Basis. Eine Hotline, die Whistleblowern Anonymität zusichert, ergänzt und erweitert das bisherige Angebot einer unabhängigen Ombudsperson. Zusätzlich greift eine Policy zur Geldwäscheprävention das besondere Feld der Geldwäsche in der Immobilienwirtschaft auf, um die Bekämpfung von Missbrauch in diesem Bereich zu unterstützen.

Um die geschaffenen Regelwerke und die Sensibilität gegenüber Korruptionsthemen in der Unternehmenskultur weiter zu verfestigen, braucht es ergänzende und vertiefende Schulungen (s. Kennzahlen Soziales und Governance). Aufgrund der COVID-19-Pandemie konnten diese 2020 nicht wie gewohnt im gewünschten Umfang durchgeführt werden. Das soll sich 2021 wieder ändern. In Österreich wurden insgesamt acht Schulungen – z. B. zu den Themen Datenschutz, Code of Conduct und Geldwäsche – für die Abteilungen Vertrieb, Einkauf und Transaktionen durchgeführt, darüber hinaus fanden regelmäßig Schulungen für neue Kollegen statt.

Im Geschäftsjahr 2020 gab es einzelne Korruptionsverdachtsfälle, denen wir sorgfältig nachgegangen sind. Keiner der Verdachtsfälle hat sich bestätigt. Daneben kam es zu mehreren sonstigen, nicht wesentlichen Compliance-Verstößen oder -Verdachtsfällen. Die Fälle wurden gemeldet und angegangen und etwaige Konsequenzen wurden wo nötig gezogen.

Das Thema Kartellrecht ist für uns von besonderer Bedeutung, unter anderem im Rahmen der Unternehmenszukäufe. Wir informieren das Bundeskartellamt frühestmöglich über mögliche Akquisitionen und beginnen die Integration der erworbenen Unternehmen oder Portfolios erst nach der Freigabe. Im Jahr 2020 gab es keine Verstöße gegen wettbewerbsrechtliche Vorschriften.

Weitere Informationen zu Compliance auf unserer Webseite.

Wir setzen weiterhin die 2018 beschlossene Steuerstrategie um und stellen so Steuertransparenz her. Nach unserem Verständnis definieren wir uns als Steuerzahler, der seine gesellschaftliche Verantwortung auch in Bezug auf die Finanzierung des Gemeinwesens wahrnimmt und

• als multinationales Unternehmen mit operativ tätigen Tochtergesellschaften Steuern in Deutschland, Österreich, Schweden, den Niederlanden und Luxemburg zahlt,
• Tochtergesellschaften nicht als Vehikel zur Steueroptimierung missbraucht,
• Wert auf eine kompromisslose Einhaltung der steuerlichen Compliance-Vorschriften legt sowie
• keine sogenannten Steueroasen nutzt.

Die Grundlagen für unser dementsprechend festgeschriebenes Steuerverständnis sind klar geregelte Verantwortungs- und Kontrollprozesse sowie ein funktionierendes Risikomanagement, das die folgenden Elemente umfasst:

• Regelmäßiger Informationsaustausch zwischen CFO und Bereichsleiter Steuern
• Turnusmäßige Information an den Aufsichtsrat über wichtige Themen und Risiken
• Implementierung eines internen Tax-Compliance-Systems (in- und extern geprüft)
• Vollständige Dokumentation steuerlicher Sachverhalte
• Hinweisgebersystem (Whistleblowing)

In Österreich ist das Tax-Compliance-Management-System für die österreichischen Tochtergesellschaften 2020 erfolgreich einer Angemessenheitsprüfung gemäß Steuerkontrollsystem-(SKS)-Prüfungsverordnung und gemäß IDW PS 980 unterzogen worden. Zum Ende des Jahres wurde darauf aufbauend eine Wirksamkeitsprüfung umgesetzt.

Weitere Informationen zum Thema Steuern finden Sie im Geschäftsbericht.

Geplant für 2021

• Bestätigung des neuen Vergütungssystems durch die Hauptversammlung (inkl. Einführung des SPI) im April erfolgt)
• Related Party Transactions: Berichterstattung an die Hauptversammlung im Rahmen des Aufsichtsratsberichts
• Weiterführung der Schulungen zu Anti-Korruption und Geldwäsche
• Ausrollen von Computer–based-Training-Möglichkeiten (z. B. Videoformate für Schulungen, insbesondere im Bereich Datenschutz in Österreich)
• Durchführung einer Compliance-Risikoanalyse im Konzern
• Durchführung einer Sanktionslistenprüfung in SAP R/3