Ziele, Maßnahmen und Indikatoren

Corporate Governance 102-18, 102-19

Corporate Governance, das Handeln nach den Prinzipien verantwortungsvoller, an nachhaltiger Wertschöpfung orientierter Unternehmensführung, ist für Vonovia ein umfassender Anspruch, der alle Bereiche des Unternehmens einbezieht.

Über einen Code of Conduct stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen wir handeln und auf Erfolgskurs bleiben wollen. Im Vordergrund steht ein fairer Umgang miteinander, aber insbesondere auch ein fairer Umgang mit unseren Mietern, Geschäftspartnern und Kapitalgebern. Der Code of Conduct legt dar, wie wir unsere ethisch-rechtliche Verantwortung als Unternehmen wahrnehmen, und ist Ausdruck unserer Unternehmenswerte.

Der Vorstand von Vonovia leitet die Geschäfte eigenverantwortlich. Er informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über den Geschäftsverlauf, die Strategie sowie potenzielle Chancen und Risiken. Als Kontrollorgan überwacht der Aufsichtsrat die Geschäftsführung und unterstützt sie bei Entscheidungen von grundlegender Bedeutung.

Im Berichtjahr wurde der Aufsichtsrat von Vonovia neu gewählt. Erstmals umfasste das Kompetenzprofil für die Auswahl auch die Kategorie Nachhaltigkeit. www.vonovia.de Im gleichen Jahr haben wir zudem die Stabstelle „Vorstands- und Aufsichtsratsbüro“ eingerichtet.

Der Aufsichtsrat bildet aus seiner Mitte einen Präsidial- und Nominierungsausschuss, einen Prüfungsausschuss und einen Finanzausschuss. Weitere Ausschüsse werden bei Bedarf gebildet. Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit der Überwachung

• des Rechnungslegungsprozesses,
• der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems,
• der Abschlussprüfung sowie
• der Compliance (falls kein anderer Ausschuss damit betraut ist).

Seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz) im Jahr 2017 befasst sich der Prüfungsausschuss auch mit der Überwachung der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Vonovia und dabei insbesondere mit der nicht-finanziellen Erklärung. 102-22

Der Aufsichtsrat wird die Qualität seiner Arbeit in der neuen Zusammensetzung nach Ablauf des ersten Jahres einer Evaluation unterziehen. Gegenwärtig liegt der Fokus des neu konstituierten Aufsichtsrates aufgrund schwebender Änderungen der rechtlichen Corporate-Governance-Rahmenbedingungen (ARUG II und DCGK) auf der Identifizierung möglichen Anpassungsbedarfs der Corporate Governance bei Vonovia.

Es ist weiterhin unser Ziel, die Diversität in den Führungsorganen von Vonovia zu fördern. Dabei wird sowohl bei der Besetzung offener Aufsichtsrats- als auch Vorstandsposten auf Diversitätskriterien geachtet und qualifizierte Frauen werden in den Auswahlprozess einbezogen. Das Geschlecht soll bei der Neubesetzung keine Rolle spielen. Der Aufsichtsrat von Vonovia soll zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern bestehen. Weiterhin hat der Aufsichtsrat beschlossen, dass bis zum 31. Dezember 2021 der Frauenanteil im Vorstand bei mind. 20 % liegen muss. Diese Zielquoten wurden im Berichtszeitraum erreicht. Bis Ende 2021 wollen wir zudem eine Zielquote von 30 % weiblicher Führungskräfte in den ersten beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands erreichen. Zum jetzigen Zeitpunkt beträgt der Frauenanteil in der ersten Führungsebene weiterhin 17,6 %. Mit 33,9 % Frauenanteil wird die Quote für die zweite Führungsebene unterhalb des Vorstands bereits erfüllt. 405-1

Weiterführende Informationen zur Corporate Governance finden Sie im Geschäftsbericht (s. GB 2018, Kapitel Corporate-Governance-Bericht und GB 2018, Kapitel Nicht-finanzielle Erklärung).

Compliance und Anti-Korruption

Durch eine entsprechende Überwachung unserer Compliance-Regeln schützen wir die Integrität von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und bewahren unser Unternehmen vor negativen Folgen. Unternehmensintern haben wir Regeln und Konzernrichtlinien aufgestellt, bspw. zum Schutz des Kapitalmarktes, zum Datenschutz, zur Informationssicherheit, zum Risikomanagement, zur Korruptionsbekämpfung oder zum Umgang mit Spenden und Sponsoring, die sich aus den maßgeblichen gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und den Geschäftsordnungen von Aufsichtsrat und Vorstand ableiten. Unsere Compliance-Grundsätze sind ferner in einem Code of Conduct zusammengefasst, der als Konzernbetriebsvereinbarung für alle Mitarbeiter verbindlich ist.

Mehrmals jährlich tritt das Compliance Committee von Vonovia zusammen, das die Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems und seine Anpassung an aktuelle Anforderungen verantwortet. Mitglieder des Committees sind der Compliance Officer, die Compliance Manager, die Ombudsperson, Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personalmanagement sowie des Betriebsrats.

Aufgaben der Mitglieder:

• Compliance Officer: Zentraler Ansprechpartner für Compliance-Fragen und -Verdachtsfälle, Identifikation von Compliance-Risiken, Abtleitung von Maßnahmen zur Vermeidung und Aufdeckung der Risiken
• Compliance Manager und Compliance-Beauftragte: Unterstützung des Compliance Officers in den Fachbereichen
• Externe Ombudsperson: Annahme von Informationen zu Compliance-Verdachtsfällen – auch anonymisiert, Vertrauensperson für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner

Information und Schulungen zur Compliance

Der Aufsichtsrat von Vonovia erhält regelmäßig umfassende Informationen über die Themen Compliance und Korruption sowie über bestehende Richtlinien und Verfahren. Im Compliance-Report, der an den Prüfungsausschuss geht, wird zu Verdachtsfällen, Maßnahmen und Schulungen zum Thema Korruption informiert. 205-2

Unsere Mitarbeiter schulen wir regelmäßig zu Compliance-Themen. Beispielsweise erhält der Einkauf, für den das Thema eine besondere Relevanz hat, spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Das Jahr 2018 stand insbesondere im Zeichen der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung, wozu wir entsprechende umfassende Schulungen durchgeführt haben.

Im Geschäftsjahr 2018 hat es einzelne Korruptionsverdachtsfälle gegeben, denen wir in der Zwischenzeit sorgfältig nachgegangen sind. Keiner der Verdachtsfälle hat sich bestätigt. 205-3

2018 kam es zu mehreren nicht wesentlichen Compliance-Verstößen oder -Verdachtsfällen. Hier zeigte sich deutlich, dass unser etabliertes System gut funktioniert: Die Fälle wurden gemeldet und angegangen und entsprechende Konsequenzen sind erfolgt. 419-1

Compliance-Management-System

Umgang mit Kartellverfahren

Unter anderem im Rahmen der Unternehmenszukäufe ist das Thema Kartellrecht für uns von besonderer Bedeutung. Wir informieren das Bundeskartellamt frühestmöglich über mögliche Akquisitionen und beginnen die Integration der erworbenen Unternehmen oder Portfolios erst nach der Freigabe. Verstöße gegen wettbewerbsrechtliche Vorschriften gab es 2018 nicht. 206-1

Einhaltung von Umwelt-, Arbeits- und Sozialstandards in der Lieferkette 308-2

Die Einkaufsprozesse von Vonovia umfassen im Wesentlichen die Bereiche Bauleistungen, Baumaterialien und Sachkosten (indirekte Materialien und Leistungen). Wir sind bestrebt, mit Geschäftspartnern langfristig zusammenzuarbeiten, und bauen daher ein strukturiertes Lieferantenmanagement auf, dessen Grundlage der Geschäftspartnerkodex sowie die Allgemeinen Einkaufsbedingungen und einzelvertragliche Regelungen sind. www.vonovia.de/ihre-services Mit unserem Geschäftspartnerkodex für Nachunternehmer und Lieferanten formulieren wir klare Erwartungen an Integrität, Gesetzestreue und ethisches Verhalten. Wesentlich ist für uns, dass der Geschäftspartnerkodex von Lieferanten und Nachunternehmern nicht nur verbindlich akzeptiert wird, sondern auch tagtäglich auf den Vonovia Baustellen gelebt wird. Der Kodex beinhaltet unter anderem die Verpflichtung zum Ausschluss von Schwarzarbeit, zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns und zur Einhaltung der gültigen deutschen Regelungen zu Arbeitssicherheit und Menschenrechten und der gültigen Umweltgesetzgebung. Darüber hinaus achten wir darauf, dass Abbruchmaterialien und Bauschutt fach- und umweltgerecht entsorgt werden und minimieren das Risiko der Verwendung gefährlicher oder giftiger Stoffe, indem die Beschaffung von Baumaterial größtenteils zentral über den Einkauf von Vonovia abgewickelt wird. Zum Schutz von Mitarbeitern und Mietern sichern wir die Unbedenklichkeit von Materialien mit einem systemischen Gefahrstoffmanagementsystem vom TÜV Rheinland (TOGs^®) ab, in dem alle Informationen zentral erfasst, dokumentiert und bewertet werden. Dadurch haben wir innerhalb des VTS eine optimale Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen sowie Betriebs- und Handlungsanweisungen.

Mit Unterzeichnung verpflichten sich unsere Geschäftspartner – und ihre Nachunternehmer – zu wirtschaftlich und rechtlich konformem Verhalten und dazu, unsere Richtlinien zur Korruptionsprävention einzuhalten. Bei unserem Tochterunternehmen Victoria Park AB in Schweden übernimmt der Code of Conduct die Funktion des Geschäftspartnerkodex. Auch die BUWOG-Gesellschaften wählen Lieferanten und Dienstleister sorgfältig aus, prüfen diese und streben langfristige Beziehungen an, um kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen zu ermöglichen. Korruptionstatbestände werden bei Vonovia unter keinen Umständen geduldet. Bei entsprechenden Regelverstößen behalten wir uns eine Einschränkung oder gar eine vollständige Beendigung der Geschäftsbeziehung vor. 102-16, 205-2, 414-1

Indem wir bei Einkaufsprozessen die Compliance-Regeln sowie die Konzernrichtlinie zum Einkauf und unseren Code of Conduct berücksichtigen, fördern wir die Transparenz und Sicherheit im Unternehmen. Aktuell führen wir noch keine systematischen Kontrollen vor Ort durch, überwachen Risiken jedoch über ein aktives Dokumentenmanagement als Teil unseres Lieferantenmanagements. In Deutschland sind die Bauleiter zudem in unmittelbarem Kontakt mit Nachunternehmern und haben den Überblick über die ausführenden Personen vor Ort auf den Baustellen. So können sie im Rahmen der Zusammenarbeit die Einhaltung des Geschäftspartnerkodex weitestgehend überprüfen. Darüber hinaus führt der Einkauf Jahresgespräche mit wesentlichen Nachunternehmen. Im Berichtszeitraum wurden über den zentralen Einkauf keine Verstöße von Lieferanten und Dienstleistern gegen Arbeitsstandards, die Einhaltung der Menschenrechte oder Korruptionsbestimmungen festgestellt. 414-2

Ein einheitliches System zur Lieferantenbewertung befindet sich derzeit im Aufbau. Ziel ist es, wichtige Lieferanten sowohl durch den Einkauf als auch durch die Fachabteilungen im Konzern bewerten zu lassen, um so Transparenz und einen systematischen Überblick über die Performance und die Entwicklung der Lieferanten zu erhalten. Ein Leistungsindikator soll im Zuge des Lieferantenbewertungssystems mit entwickelt werden.

Da sich Vonovia in einem streng regulierten und kontrollierten Rechtsrahmen innerhalb der Europäischen Union bewegt, werden mögliche Herausforderungen im Bereich Menschenrechte als nicht wesentlich angesehen. Für diesen Themenkomplex existiert daher kein expliziter Leistungsindikator. Dem Einkauf kommt durch eine entsprechende Lieferantenauswahl allerdings eine Wächterfunktion zu, sodass die Einhaltung der Grundrechte und Gesetze gewährleistet wird. Darüber hinaus wird Vonovia sich zukünftig freiwillig dem Nationalen Aktionsplan der Bundesregierung anschließen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.