Nachhaltige Unternehmensführung

In diesem Abschnitt nehmen wir Bezug auf die Themen langfristiges Wachstum, Compliance und Anti-Korruption sowie offener Dialog mit der Gesellschaft. Bezüge auf das Thema Anpassung an den Klimawandel finden sich insbesondere im Chancen und Risikobericht sowie im Kapitel Umwelt (siehe Wesentlichkeitsmatrix).

Langfristiges Wachstum

Langfristiges, stabiles Wachstum ist die Grundlage des Geschäftsmodells von Vonovia. Es erhält seine Legitimation durch seine gesellschaftliche Akzeptanz, durch die Nachfrage seitens der Kunden sowie durch seine Ausgestaltungsfähigkeit innerhalb der politischen Rahmenbedingungen. Eine verantwortungsvolle und transparente Unternehmensführung ist dafür unerlässlich.

Vonovia agiert als vertrauenswürdiger und verlässlicher Partner und möchte von seinen Kunden, Aktionären, Geschäftspartnern und Mitarbeitern ebenso wie von der Gesellschaft und der Öffentlichkeit auch so wahrgenommen werden. Über einen Code of Conduct stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen wir handeln. Er beschreibt die Verhaltensgrundsätze, die bei Vonovia für Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich gelten und ist Grundlage einer offenen, wertschätzenden und rechtskonformen Unternehmenskultur. Der Code of Conduct enthält u. a. Regelungen zu Themen wie Umwelt- oder Gesundheitsschutz, der Achtung von Arbeitnehmerrechten, der Behandlung von Interessenkonflikten oder zum Umgang mit Regierungen und öffentlichen Stellen. Vergleichbare Instrumente existieren auch für die BUWOG Gesellschaften und Victoria Park AB und sind auf die spezifischen Anforderungen in Österreich und Schweden abgestimmt.

Um als gesellschaftlich eingebettetes Wohnungsunternehmen langfristig erfolgreich sein zu können, braucht es Führungs- und Kontrollorgane, die die Vielschichtigkeit der gesellschaftlichen Interessen aufgreifen und abbilden können. Das entsprechende Diversitätskonzept zur Zusammensetzung der Leitungs- und Kontrollgremien wird in der „Erklärung zur Unternehmensführung“ (siehe auch Kapitel Corporate Governance) näher ausgeführt.

Compliance und Anti-Korruption

Die konsequente Einhaltung aller für das Unternehmen geltenden Vorschriften und Gesetze ist unabdingbare Voraussetzung, um als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner zu agieren und als solcher akzeptiert zu werden. Eine gute Compliance leistet dabei auch einen wichtigen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung und Wertschöpfung des Unternehmens.

Durch eine entsprechende Überwachung unserer Compliance-Regeln schützen wir die Integrität von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und bewahren unser Unternehmen vor negativen Folgen. Diese unternehmensintern aufgestellten Regeln und Konzernrichtlinien – beispielsweise zum Schutz des Kapitalmarktes, zum Datenschutz, zur Informationssicherheit, zum Risikomanagement, zur Korruptionsbekämpfung oder zum Umgang mit Spenden und Sponsoring – leiten sich aus den maßgeblichen gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und den Geschäftsordnungen von Aufsichtsrat und Vorstand ab. Unsere Compliance-Grundsätze sind ferner in einem Code of Conduct zusammengefasst, der als Konzernbetriebsvereinbarung für alle Konzernmitarbeiter verbindlich ist.

Vergleichbare Regelungen gibt es auch bei den Tochterunternehmen der BUWOG in Deutschland und Österreich und Victoria Park AB in Schweden. Durch die Verbreiterung von Vonovia um diese Unternehmen – und damit inhaltlich um den Bereich Development – ist die Internationalisierung und Anpassung unserer Compliance-Regeln ein wichtiger Teilaspekt unserer Integrationsbemühungen. In unserem Compliance Committee, das mehrmals im Jahr (i. d. R. quartalsweise) zusammentritt, wird das Compliance-Management-System von Vonovia kontinuierlich weiterentwickelt und den aktuellsten Anforderungen zeitnah angepasst. Neben dem Compliance Officer, den Compliance Managern und der Ombudsperson sind auch Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personalmanagement sowie des Betriebsrats Mitglieder des Compliance Committees.

Die Mitarbeiter von Vonovia werden regelmäßig zu Compliance-Themen geschult. Der Einkauf, für den das Thema besonders relevant ist, erhält spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Führungskräfte können Compliance-Schulungen über die Vonovia Akademie buchen. 2018 stand insbesondere im Zeichen der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung. Auch hierzu wurden entsprechende, umfassende Schulungen durchgeführt.

Auch der Aufsichtsrat wird regelmäßig und umfassend über die Themen Compliance, Korruption und über die bestehenden Richtlinien und Verfahren informiert. Der Prüfungsausschuss erhält einen entsprechenden Compliance-Report, in dem über Verdachtsfälle und Maßnahmen sowie Schulungsmaßnahmen zum Thema Korruption berichtet wird.

Im Geschäftsjahr 2018 gab es einzelne Korruptionsverdachtsfälle, denen wir sorgfältig nachgegangen sind. Keiner der Verdachtsfälle hat sich bestätigt. Im Übrigen gab es mehrere sonstige, nicht wesentliche Compliance-Verstöße oder -Verdachtsfälle. Hier zeigt sich aber deutlich, dass das etablierte System gut funktioniert: Die Fälle wurden gemeldet, angegangen und entsprechende Konsequenzen sind erfolgt.

Einhaltung von Arbeits-, Sozial- und Umweltstandards in der Lieferkette

Vonovia ist sich über mögliche Nachhaltigkeitsrisiken in der Lieferkette bewusst. Herausforderungen beziehen sich dabei vor allem auf die Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards in Bauunternehmen und deren Nachunternehmen. Da Vonovia viele bauliche Arbeitsschritte im Bereich Handwerk über den eigenen Technischen Service selbst durchführt, kann ein Großteil der Risiken, die bei externen Lieferanten auftreten können, von vornherein reduziert werden. Durch die verringerte Abhängigkeit vom Angebot externer Baufirmen ist Vonovia in der Lage, Dienstleister bei Nichteinhaltung bestimmter Nachhaltigkeitskriterien auszuschließen.

Mit unserem Geschäftspartnerkodex für Nachunternehmer und Lieferanten formulieren wir klare Erwartungen an Integrität, Gesetzestreue und ethisches Verhalten. Unter anderem beinhaltet dies die Verpflichtung zum Ausschluss von Schwarzarbeit, zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns und zur Einhaltung der gültigen deutschen Regelungen zu Arbeitssicherheit und Menschenrechten. Diese Verpflichtungen gelten auch für Dritte – also Nachunternehmer der Vertragspartner. Bei unserem Tochterunternehmen Victoria Park AB in Schweden übernimmt der Code of Conduct diese Funktion. Auch die BUWOG-Gesellschaften wählen Lieferanten und Dienstleister sorgfältig aus, prüfen diese und streben langfristige Beziehungen an, um kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen zu ermöglichen.

In Deutschland stehen die Bauleiter in unmittelbarem Kontakt mit Nachunternehmern und haben den Überblick über die ausführenden Personen vor Ort auf den Baustellen. So können sie im Rahmen der Zusammenarbeit die Einhaltung des Geschäftspartnerkodex weitestgehend überprüfen. Darüber hinaus führt der Einkauf Jahresgespräche mit wesentlichen Nachunternehmen.

Sollte es zu wiederkehrenden Verstößen gegen den Kodex oder andere rechtliche Vorgaben kommen, ziehen wir entsprechende Konsequenzen und verringern entweder das Umsatzvolumen mit dem betroffenen Lieferanten deutlich oder beenden die Geschäftsbeziehung vollständig. Wesentliche Fälle von Nichteinhaltung wurden Vonovia im Berichtsjahr nicht bekannt.

Ein einheitliches System zur Lieferantenbewertung befindet sich derzeit im Aufbau. Ziel ist es, wichtige Lieferanten sowohl durch den Einkauf als auch durch die Fachabteilungen im Konzern bewerten zu lassen, um so Transparenz und einen systematischen Überblick über die Performance und die Entwicklung der Lieferanten zu erhalten. Daher existiert für diesen Themenkomplex noch kein wesentlicher Leistungsindikator. Dieser soll im Zuge des Lieferantenbewertungssystems mit entwickelt werden.

Da sich Vonovia in einem streng regulierten und kontrollierten Rechtsrahmen innerhalb der Europäischen Union bewegt, werden mögliche Herausforderungen im Bereich Menschenrechte als nicht wesentlich angesehen. Daher existiert kein expliziter Leistungsindikator für diesen Komplex. Dem Einkauf kommt durch eine entsprechende Lieferantenauswahl (s. o.) hier aber eine Wächterfunktion zu, um die Einhaltung der Grundrechte und Gesetze zu gewährleisten. Vonovia wird sich zukünftig dennoch freiwillig dem Nationalen Aktionsplan der Bundesregierung anschließen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Offener Dialog mit der Gesellschaft

Vonovia hat das Ziel, transparent über das Unternehmen und seine Aktivitäten zu berichten und sich mit seinen Anspruchsgruppen intensiv auszutauschen. Über den kontinuierlichen, offenen und wechselseitigen Dialog mit der Gesellschaft möchten wir dazu beitragen, gemeinsame Lösungen für ein gutes Zusammenleben in unseren Beständen zu finden.

Das Wichtigste ist dabei der Austausch mit unseren Kunden (siehe Kapitel „Gesellschaft und Kunden“). Hier wollen wir vor Ort ins Gespräch kommen – sei es über unsere Objektbetreuer, unsere Vermietungsbüros als lokale Anlaufstellen, Mieterversammlungen oder -feste – und die Fragen, Sorgen und Wünsche unserer Kunden möglichst direkt bearbeiten.

In Städten, in denen wir einen großen Wohnungsbestand haben und in denen größere Projekte wie etwa umfangreiche Modernisierungen anstehen bzw. durchgeführt werden, ist frühzeitige Kommunikation und Einbindung besonders relevant. Hier agieren wir proaktiv und sprechen mit (Ober-)Bürgermeistern – und zwar auch auf Vorstandsebene. Über den Austausch mit Mietervereinen und über Bürgerforen und Mietergespräche binden wir die Bewohnerinnen und Bewohner ein.

Vonovia engagiert sich in wohnungs- und immobilienwirtschaftlichen Verbänden wie dem Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen (GdW), dem Zentralen Immobilienausschuss e. V. (ZIA) oder dem Deutschen Verband für Wohnungswesen (DV) und leistet so einen Beitrag für eine starke Immobilienwirtschaft in Deutschland. Darüber hinaus beteiligen wir uns an zahlreichen Initiativen wie z. B. dem KlimaDiskurs.NRW oder dem Dialogforum „Wirtschaft macht Klimaschutz“. Über diese Interessensvertretungen hinaus treten wir mit der Politik auch direkt auf kommunaler, Landes- und Bundesebene in Kontakt.

Auch mit unseren Investoren und Aktionären pflegen wir einen kontinuierlichen und guten Austausch. So haben wir beispielsweise 2018 eine Corporat- Governance-Roadshow mit dem neuen Aufsichtsratsvorsitzenden Jürgen Fitschen mit unseren größten Investoren durchgeführt. Darüber hinaus beteiligen wir uns an unterschiedlichen Nachhaltigkeitsbenchmarks und -ratings, beispielsweise den EPRA Best Practices Recommendations on Sustainability Reporting, bei denen wir in 2018 für unsere Nachhaltigkeitsberichterstattung 2017 den Gold Award erhalten haben. Aber auch Teilnahmen bei CDP oder dem branchenspezifischen GRESB-Rating unterstreichen unser Bemühen, Transparenz über unsere Nachhaltigkeitsperformance herzustellen.

Auch auf internationaler Ebene möchten wir den Dialog stärken. Sowohl die BUWOG Group GmbH in Österreich – beispielsweise über ihre Beteiligung am „klimaaktiv pakt2020“ – als auch Victoria Park AB in Schweden räumen dem offenen und transparenten Austausch mit Anspruchsgruppen einen ebenso hohen Stellenwert ein, wie dies Vonovia in Deutschland tut. Hier werden wir die länderübergreifenden Gespräche weiter forcieren und ausbauen.

Aufgrund der Vielschichtigkeit der dargestellten Themen ist das Fokussieren auf einen einzelnen Leistungsindikator hier nicht zielführend, sondern würde – im Gegenteil – die Steuerung des Themas unnötig einengen. Daher verzichten wir hier auf einen entsprechenden wesentlichen Leistungsindikator.