Corporate Governance

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Das Unternehmen wird von einem Vorstand geleitet, der die Geschäfte eigenverantwortlich führt. Der Aufsichtsrat überwacht als Kontrollorgan kontinuierlich die Geschäftsführung und unterstützt den Vorstand bei Entscheidungen von grundlegender Bedeutung. Er wird vom Vorstand regelmäßig über den Geschäftsverlauf, die Strategie sowie über potenzielle Chancen und Risiken informiert.

Der Aufsichtsrat bildet aus seiner Mitte einen Präsidial- und Nominierungsausschuss, einen Prüfungsausschuss und einen Finanzausschuss. Weitere Ausschüsse können bei Bedarf gebildet werden.

Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung sowie – falls kein anderer Ausschuss damit betraut ist – der Compliance. Seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen in ihren Lage- und Konzernlageberichten (CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz) 2017 befasst sich der Prüfungsausschuss auch mit der Überwachung der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Vonovia und dabei insbesondere mit der Nichtfinanziellen Erklärung. 102-22

Weiterführende Informationen zur Corporate Governance finden Sie im Geschäftsbericht. (siehe GB 2017, Corporate-Governance-Bericht und GB 2017, Nicht-finanzielle Erklärung)

Zusammensetzung und Diversität

102-24, 102-25, 405-1

Vorstand

Besetzung: Die Mitglieder des Vorstands werden vom Aufsichtsrat bestellt. Im Vordergrund stehen jene besonderen Kenntnisse und fachlichen Fähigkeiten, die im Hinblick auf die Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind. Darüber hinaus liegt besonderes Augenmerk auf der Führungskompetenz und den organisatorischen bzw. sozialen Fähigkeiten. Dem Vorstand von Vonovia gehörten im Berichtszeitraum vier Personen an.

Diversität: Bei der Suche für vakant werdende Vorstands- positionen soll der Aufsichtsrat qualifizierte Frauen in den Auswahlprozess einbeziehen und angemessen berücksichtigen. Das Geschlecht soll bei der Neubesetzung von Vorstandspositionen keine Rolle spielen. Der Aufsichtsrat hat für den Vorstand eine Zielgrößenverpflichtung für den Frauenanteil von mindestens 20% beschlossen, der bis zum 31. Dezember 2021 zu erfüllen ist. Für die zwei Führungsebenen unterhalb des Vorstands besteht eine Zielgrößenverpflichtung für den Frauenanteil von 30%.

Die voranstehend aufgeführten Ziele zur Zusammensetzung des Vorstands waren im Berichtszeitraum noch nicht voll erfüllt. Der Vorstand bestand zum 31. Dezember 2017 aus vier männlichen Mitgliedern, die den Konzern mit ihrem Erfahrungs- und Kompetenzprofil erfolgreich führten. Mit den Änderungen im Gremium, die mit der Hauptversammlung im Mai 2018 in Kraft traten, wird die Vorgabe mit dann 25% bereits im Jahr 2018 erfüllt.

Der Frauenanteil in der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands betrug zum Stichtag der Corporate Governance-Erklärung 17,6%. Ziel ist es, die neue Zielquote von 30% bis zum 31. Dezember 2021 zu erreichen. Mit 30,8% wird die vom Vorstand beschlossene Quote für die zweite Führungsebene unterhalb des Vorstands bereits erfüllt.

Unabhängigkeit: Der Vorstand soll seine Führungsaufgaben frei von Interessenkonflikten wahrnehmen. Organfunktionen oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens sollen vermieden werden.

Aufsichtsrat

Besetzung: Im Geschäftsjahr 2017 gehörten dem Aufsichtsrat zwölf von der Hauptversammlung gewählte Mitglieder an. Die Aufsichtsratsmitglieder sind zwischen 46 und 69 Jahre alt. Die durchschnittliche Zugehörigkeitsdauer zum Gremium beträgt derzeit dreieinhalb Jahre. Der Aufsichtsrat von Vonovia ist nicht mitbestimmungspflichtig. Bei der Besetzung des Aufsichtsrats sind fachliche Qualifikation und persönliche Kompetenz ausschlaggebend. Darüber hinaus werden Fragen der Diversität berücksichtigt sowie auf die Unabhängigkeit der Kandidaten geachtet. Das Anforderungsprofil wird durch den Nominierungsausschuss festgelegt. Die Suche nach geeigneten Kandidaten erfolgt mithilfe eines externen Personalberaters. Weitere Stakeholder werden dabei nicht involviert.

Derzeit gehören dem Aufsichtsrat drei Mitglieder mit ausgewiesener Kompetenz in ökologischen und sozialen Fragen an.

Diversität: Nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst setzt sich der Aufsichtsrat zu mindestens 30% aus Frauen und zu mindestens 30% aus Männern zusammen. Es soll weiterhin mindestens eine Frau Mitglied des Nominierungsausschusses sein. Der Aufsichtsrat von Vonovia soll beiden Kriterien entsprechen.

Diese Ziele erfüllt der Aufsichtsrat von Vonovia: Die Anzahl weiblicher Mitglieder im Aufsichtsrat beträgt vier Mitglieder (33%). Hildegard Müller, Dr. Ariane Reinhart und Clara-Christina Streit sind Mitglieder des Präsidial- und Nominierungsausschusses.

Unabhängigkeit: Bei Neubesetzungen soll der Aufsichtsrat die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen der zur Wahl stehenden Kandidaten umfassend prüfen sowie die persönlichen und geschäftlichen Beziehungen der Kandidaten zum Unternehmen, zu den Organen der Gesellschaft und wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionären offenlegen. Als wesentlich beteiligt gelten Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10% der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten.

Weitere Kriterien:

  • Dem Aufsichtsrat sollen nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstands angehören.
  • Die Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.
  • Sofern ein (designiertes) Mitglied einem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, soll es insgesamt nicht mehr als drei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder in Aufsichtsgremien von konzernexternen Gesellschaften wahrnehmen, die vergleichbare Anforderungen stellen.
  • Die Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat ist auf maximal 15 Jahre festgelegt.
  • Als Altersgrenze ist die Vollendung des 75. Lebensjahrs zum Zeitpunkt der Wahl zum Aufsichtsrat festgelegt.

Ein Aufsichtsratsmitglied ist insbesondere auch dann nicht als unabhängig anzusehen, wenn es in einer persönlichen oder einer geschäftlichen Beziehung zu der Gesellschaft, deren Organen, einem kontrollierenden Aktionär oder einem mit diesem verbundenen Unternehmen steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats unabhängig im Sinne von Ziffer 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Externe Mandate der Organmitglieder sind veröffentlicht. Ebenso Beteiligungen an Lieferanten und Dienstleistern bzw. weiteren Stakeholdern.

Interessenkonflikte von Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen sind, traten im Geschäftsjahr nur im Zusammenhang mit der Entscheidung des Aufsichtsrates über die Abgabe des Übernahmeangebotes an die Aktionäre der BUWOG AG, Wien/Österreich, auf. Ein Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft, das auch Aktionär der BUWOG AG ist, hat an den Beratungen und Entscheidungen des Aufsichtsrats am 1., 15. und 17. Dezember 2017 nicht mitgewirkt. Beratungs- und Entscheidungsbedarf über Rechts- und insbesondere Kreditgeschäfte mit Organmitgliedern oder ihnen nahestehenden Personen bestand nicht.

Vergütung der Führungsorgane: Die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat wird jährlich im zusammengefassten Lagebericht gemäß den Anforderungen der Corporate Governance umfassend dargelegt. Die Grundzüge des Vergütungssystems der Vorstandsmitglieder sind von der Hauptversammlung gebilligt worden. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats wird der Hauptversammlung spätere Veränderungen vorlegen.

Den Vergütungsbericht der Vonovia SE finden Sie in unserem Geschäftsbericht (siehe GB 2017, Vergütungsbericht) und auf unserer Website. www.vonovia.de

Maßnahmen guter Corporate Governance: Sowohl der Vorstand als auch der Aufsichtsrat bekennen sich umfassend zu den Prinzipien und Grundsätzen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Dies bringen sie in ihrer Erklärung zur Unternehmensführung transparent zum Ausdruck. Die aktive Umsetzung der Anforderungen des DCGK ist Grundlage für eine auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete, verantwortungsvolle Unternehmensführung und Richtschnur für das Verhalten im Führungs- und Unternehmensalltag. Ihr Bekenntnis zum DCGK drücken Vorstand und Aufsichtsrat jährlich über die Abgabe einer Entsprechenserklärung gem. § 161 AktG aus; so auch im Mai dieses Jahres. 102-16, 102-18

Die Erklärung zur Unternehmensführung finden Sie auf unserer Website. www.vonovia.de

Gute Corporate Governance geht für uns jedoch weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinaus. Als große Immobiliengesellschaft sind wir uns der besonderen Bedeutung unseres unternehmerischen Verhaltens für die Gesellschaft bewusst. Deshalb bekennen wir uns auch zu allen wesentlichen Zielen und Grundsätzen des „Institut für Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft“, deren Mitglied wir seit dem 14. November 2003 sind. Das Institut ergänzt die Grundsätze des Deutschen Corporate Governance Kodex um immobilienspezifische Angaben und setzt sich damit für noch mehr Transparenz, ein verbessertes Ansehen und eine gestärkte Wettbewerbsfähigkeit der Immobilienbranche ein. 102-12

Einen ausführlichen Corporate-Governance-Bericht finden Sie im Geschäftsbericht. (siehe GB 2017, Corporate-Governance-Bericht)

Code of Conduct: Über einen separaten Code of Conduct stecken wir den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, in dem wir handeln. Der Code of Conduct enthält keine detaillierten Handlungsanweisungen, sondern beschreibt die Verhaltensgrundsätze, die bei Vonovia für Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich gelten. Im Vordergrund steht ein fairer Umgang miteinander, aber insbesondere auch ein fairer Umgang mit unseren Kunden, Geschäftspartnern und Kapitalgebern. Der Code of Conduct legt dar, wie wir unsere ethisch- rechtliche Verantwortung als Unternehmen wahrnehmen und ist Ausdruck unserer Unternehmenswerte – und damit Grundlage einer offenen, wertschätzenden und rechtskonformen Unternehmenskultur. Der Code of Conduct enthält unter anderem Regelungen zu Themen wie Umwelt- oder Gesundheitsschutz, der Achtung von Arbeitnehmerrechten, der Behandlung von Interessenkonflikten und zum Umgang mit Regierungen und öffentlichen Stellen.

Alle Mitarbeiter informieren wir über die Inhalte und die Verbindlichkeit des Code of Conduct, darüber hinaus steht er im Intranet jederzeit zur Einsicht zur Verfügung. Alle neuen Mitarbeiter erhalten mit dem Arbeitsvertrag ein Exemplar ausgehändigt und verpflichten sich mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags zur Einhaltung des Code of Conduct.