Compliance-Management und Anti-Korruption

Wir verstehen unter Compliance das rechtmäßige Handeln unseres Unternehmens, seiner Organe und der Mitarbeiter. Durch eine entsprechende Überwachung unserer Compliance-Regeln schützen wir die Integrität von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und bewahren unser Unternehmen vor negativen Folgen.

Unsere Unternehmens-Compliance – unternehmensintern aufgestellte Regeln und Richtlinien z. B. zum Schutz des Kapitalmarktes, zum Datenschutz, zur Informationssicherheit, zum Risikomanagement oder zum Umgang mit Spenden und Sponsoring – leitet sich aus den maßgeblichen gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und den Geschäftsordnungen von Aufsichtsrat und Vorstand ab. Compliance bei Vonovia schließt auch die produktbezogene Compliance mit ein.

Die Einhaltung aller Regeln wird über ein zentrales Compliance-Management-System gem. IDW-Standard PS 980 überwacht. Das Compliance Management ist bei Vonovia in der Rechtsabteilung angesiedelt.

Ein zentraler Compliance Officer ist mit der Aufgabe betraut, Compliance-Risiken zu identifizieren, geeignete Maßnahmen zur Vermeidung und Aufdeckung dieser Risiken zu ergreifen und auf festgestellte Compliance-Risiken angemessen zu reagieren. Er wird durch Compliance Manager und Compliance-Beauftragte in einzelnen Fachbereichen unterstützt, die mit ihm zusammen die zentralen Ansprechpartner für Compliance-Fragen und -Verdachtsfälle im Unternehmen sind.

Eine externe Ombudsperson, die bei Bedarf Informationen zu Compliance-Verdachtsfällen auch auf anonymisierter Basis entgegennimmt, steht allen Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern als Vertrauensperson bei Compliance-Fragen zur Verfügung.

Die Compliance-Themen werden zudem in einem Compliance Committee erörtert und abgestimmt. Das Compliance Committee tritt jedes Quartal zusammen und erörtert aktuelle Fälle sowie die Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems von Vonovia. Neben dem Compliance Officer, den Compliance Managern und der Ombudsperson sind auch Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personal sowie des Betriebsrats Mitglieder des Compliance Committees.

Compliance-Management-System

Compliance-Management-System (Grafik)

Regelmäßige Schulungen zu Governance und Compliance: Die Mitarbeiter von Vonovia werden regelmäßig zu Compliance-Themen geschult, insbesondere auch zum Thema Korruptionsbekämpfung. Der Einkauf, für den das Thema besonders relevant ist, erhält spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Um Compliance noch weiter im Unternehmen zu verankern und die Mitarbeiter hierzu noch umfassender informieren und schulen zu können, steht den Mitarbeitern seit 2018 ein spezielles e-Learning-Tool im Intranet zur Verfügung.

Auch der Aufsichtsrat wird regelmäßig und umfassend über die Themen Compliance, Korruption und über die bestehenden Richtlinien und Verfahren informiert. Der Prüfungsausschuss erhält regelmäßig einen Compliance-Report, in dem über Verdachtsfälle und Maßnahmen sowie Schulungsmaßnahmen zum Thema Korruption berichtet wird. 205-2

Im Geschäftsjahr 2017 gab es mehrere Korruptionsverdachtsfälle, denen wir sorgfältig nachgegangen sind. Keiner der Verdachtsfälle hat sich bestätigt. 103-3, 205-3

Im Jahr 2017 – wie auch in den Vorjahren – sind uns ferner keine wesentlichen Verstöße gegen geltende Vorschriften in Bezug auf die Gesundheit der Kunden bekannt geworden, die nicht unverzüglich beseitigt worden sind. 416-2

Im Berichtsjahr gab es im Übrigen mehrere sonstige, nicht wesentliche Compliance-Verstöße oder -Verdachtsfälle. Hier zeigt sich aber deutlich, dass unser etabliertes System gut funktioniert: Die Fälle wurden gemeldet, angegangen und entsprechende Konsequenzen sind erfolgt. 103-3, 419-1

Vorausschauender Umgang mit Kartellverfahren: Grundsätzlich pflegt Vonovia einen vorsichtigen und vorausschauenden Umgang mit kartellrechtlich relevanten Situationen. Konkret bedeutet dies, dass Vonovia z. B. Akquisitionen frühestmöglich dem Bundeskartellamt meldet und die Integration der erworbenen Unternehmen bzw. Portfolien erst nach Freigabe des Bundeskartellamts beginnt. Verstöße gegen wettbewerbsrechtliche Vorschriften gab es nicht. 103-3, 206-1

Geschäftspartnerkodex und Lieferantenmanagement: Unser Lieferantenmanagement umfasst die Lieferantenauswahl, die Beurteilung und Klassifizierung der Lieferantenleistung sowie die Lieferantenentwicklung.

Der Geschäftspartnerkodex bildet neben den Allgemeinen Einkaufsbedingungen und einzelvertraglichen Regelungen die Grundlage für die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Dienstleistern. Die Geschäftspartner verpflichten sich per Unterzeichnung zur Einhaltung der dort festgeschriebenen Richtlinien zur Korruptionsprävention. Eine Nichteinhaltung des Kodex kann zu einer erheblichen Einschränkung oder gar zu einer vollständigen Beendigung der Geschäftsbeziehung führen. 102-16, 205-2, 414-1

Sowohl in unserem Code of Conduct als auch im Geschäftspartnerkodex ist insbesondere das Thema Korruption berücksichtigt. Beide Dokumente machen unmissverständlich klar, dass Korruptionstatbestände von Vonovia nicht geduldet werden und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.

Um Transparenz und Sicherheit auch innerhalb des Unternehmens sicherzustellen, werden für die Einkaufsprozesse insbesondere die Regeln des Compliance Managements sowie die Konzernrichtlinie zum Einkauf und der Code of Conduct berücksichtigt.

Im Berichtszeitraum wurden über den zentralen Einkauf keine Verstöße von Lieferanten und Dienstleistern gegen Arbeitsstandards, die Einhaltung der Menschenrechte oder Korruptionsbestimmungen festgestellt. 414-2